HRVATSKA AGENCIJA ZA NADZOR FINANCIJSKIH USLUGA

940

Na temelju odredbe članka 30. stavak 2. Zakona o investicijskim fondovima (»Narodne novine«, br. 150/05), Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga donijela je na sjednici održanoj 1. ožujka 2007. godine

PRAVILNIK

KOJIM SE UREĐUJE POSLOVANJE DRUŠTVA ZA UPRAVLJANJE INVESTICIJSKIM FONDOVIMA

I. ZAJEDNIČKE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se Pravilnikom propisuju uvjeti rada društva za upravljanje investicijskim fondovima radi osiguravanja njegovog pravilnog i učinkovitog obavljanja i smanjivanja rizika poslovanja na najmanju moguću mjeru.

Članak 2.

Izrazi koji se koriste u ovom Pravilniku imaju sljedeće značenje:
(1) Nadzorno tijelo – Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga (dalje: Agencija);
(2) Zakon – Zakon o investicijskim fondovima (»Narodne novine« br. 150/05);
(3) društvo za upravljanje – dioničko društvo ili društvo s ograničenom odgovornošću sa sjedištem u Republici Hrvatskoj, koje je dobilo odobrenje Nadzornog tijela za obavljanje poslova osnivanja i upravljanja investicijskim fondovima;
(4) fond – investicijski fond osnovan u skladu sa Zakonom;
(5) depozitna banka – banka koju izabere društvo za upravljanje i koja, na temelju ugovora s društvom za upravljanje i po njegovom nalogu, obavlja poslove depozitne banke određene Zakonom.

II. POSLOVANJE

Članak 3.

Pored uvjeta propisanih Zakonom, za osnivanje i upravljanje investicijskim fondovima, društvo za upravljanje mora ispunjavati Pravilnikom propisane:
a) organizacijske,
b) kadrovske,
c) sigurnosne i tehničke uvjete.

A) ORGANIZACIJSKI UVJETI

Unutarnja organizacijska struktura

Članak 4.

(1) Društvo za upravljanje dužno je ustrojiti takvu unutarnju organizacijsku strukturu kojom se osigurava pravilno obavljanje poslova upravljanja investicijskim fondovima, na način da se poslovi podijele u tri organizacijske jedinice, i to:
– operativnu jedinicu (Front office),
– jedinicu za nadzor i analizu (Middle office) i
– jedinicu za potporu (Back office).
(2) Društvo za upravljanje dužno je izraditi, primjenjivati i redovno ažurirati interne akte kojima se određuje njegova unutarnja organizacijska struktura, a koji obuhvaćaju:
– podjelu na organizacijske jedinice;
– detaljan opis zaduženja i odgovornosti pojedine organizacijske jedinice;
– popis radnih mjesta i zaposlenika unutar pojedine organizacijske jedinice;
– zaduženja članova uprave i zaposlenika društva za upravljanje;
– postupak unutarnjeg izvješćivanja i donošenja odluka unutar društva za upravljanje;
– način čuvanja poslovne dokumentacije i podataka.
(3) Društvo za upravljanje je dužno definirati proces rada i razgraničenje odgovornosti organizacijskih dijelova koji sudjeluju u provedbi investicijskih odluka i kupoprodajnih transakcija vezanih za imovinu fonda u organizacijskoj strukturi društva kao i u drugim aktima kojima se uređuje proces rada društva.

Članak 5.

(1) Operativna jedinica zadužena je za upravljanje imovinom fonda (Front office), ugovaranje transakcija s vrijednosnim papirima i izradu analiza o tržištu kapitala.
(2) Obveza je društva za upravljanje izraditi, primjenjivati i redovno ažurirati interne akte kojima se propisuju procedure:
• fizičke organizacije ove operativne jedinice (definicija ovlaštenja, odgovornosti i odvojenosti poslova),
• kolanja i arhiviranja dokumenata,
• procesiranja (obrade) transakcija (mjesto, vrijeme i način ugovaranja poslova; potrebno je posebnim naputcima regulirati metodologiju rada za svaki instrument ulaganja – izvršenje transakcija na deviznom tržištu, depozitnih transakcija i transakcija s vrijednosnim papirima),
• konfirmacije (potvrđivanja) i ispravljanje grešaka,
• dnevnog izvješćivanja i usklade stanja u ovoj operativnoj jedinici.

Članak 6.

(1) Jedinica za nadzor i analizu (Middle office) zadužena je za kontrolu poslovanja koje se odvija u ime i za račun fonda, izrada stručnih analiza i izvještavanje uprave i nadzornog odbora Društva.
(2) Obveza je društva za upravljanje izraditi, primjenjivati i redovno ažurirati interne akte kojima se propisuju procedure:
• kontrole transakcija, investicijskih ograničenja i vrednovanja imovine,
• postavljanja i praćenja limita i izvješćivanja u slučajevima prekoračenja,
• mjerenja rizika i uspješnosti,
• odobravanja i kreiranja novih proizvoda,
• provođenja zaštite portfelja (način praćenja, izvješćivanja i dokumentiranja),
• izvješćivanja uprave i nadzornog odbora društva za upravljanje.

Članak 7.

(1) Jedinica za potporu (Back office) zadužena je za računovodstveno evidentiranje portfelja fonda, rješavanje postupka namire, dnevni izračun neto imovine fonda i usklađivanje s depozitnom bankom.
(2) Obveza je društva za upravljanje izraditi, primjenjivati i redovno ažurirati interne akte kojima se propisuju procedure:
• podjele odgovornosti,
• izvješćivanja i kolanja dokumentacije,
• dnevnog izvješćivanja i usklade stanja ostalih organizacijskih jedinica,
• računovodstvenog praćenja pojedinih instrumenata.

B) KADROVSKI UVJETI

Zaposlenici i odgovorne osobe

Članak 8.

(1) Društvo za upravljanje dužno je zapošljavati osobe s kvalifikacijama i znanjima potrebnim za obavljanje povjerenih poslova.
(2) Društvo za upravljanje dužno je osigurati da su odgovorne osobe, zaposlenici i osobe iz članka 188. Zakona kao i Pravilnika o uvjetima, načinu stjecanja i priznavanju ovlaštenja za prodaju dionica ili udjela u investicijskim fondovima s javnom ponudom (»Narodne novine« br. 7/07) upoznate sa svim procedurama kojih se moraju pridržavati pri obavljanju svojih dužnosti te da ako obavljaju više funkcija u društvu, svaku od tih funkcija moraju obavljati neovisno jednu o drugoj, savjesno i profesionalno.
(3) Društvo za upravljanje dužno je osigurati da osobe iz članka 188. Zakona i ostale osobe kojima je društvo povjerilo poslove i dužnosti, budu upoznate sa svim procedurama kojih se moraju pridržavati pri obavljanju svojih dužnosti.

Unutarnji nadzor i osiguranje usklađenosti poslovanja

Članak 9.

(1) Društvo za upravljanje dužno je imenovati najmanje jednu osobu za obavljanje unutarnjeg nadzora poslovanja i osiguranje usklađenosti poslovanja sa Zakonom i drugim propisima.
(2) Osoba zadužena za osiguranje usklađenosti poslovanja i kontakt s Agencijom, mora biti član uprave društva za upravljanje.
(3) Društvo za upravljanje dužno je izraditi i primjenjivati interne akte kojima se propisuje način obavljanja nadzora i usklađenosti poslovanja, ovlasti i odgovornosti osoba iz stavka 1. ovog članka te način izvješćivanja o obavljenom nadzoru.

C) SIGURNOSNI I TEHNIČKI UVJETI

Osiguranje radnih prostorija

Članak 10.

Društvo za upravljanje dužno je osigurati prostorije u kojima se obrađuju i čuvaju povjerljivi podaci i dokumentacija i onemogućiti pristup neovlaštenim osobama u njih.

Informatički sustav

Članak 11.

(1) Društvo za upravljanje dužno je zaštititi informatički sustav koji koristi za obavljanje poslova upravljanja investicijskim fondovima, od neovlaštenog pristupa, oštećivanja i krađe, te je s tim u svezi dužno internim aktom propisati načine postupanja s informatičkom opremom i mjere njene zaštite.
(2) Interni akt iz stavka 1. ovoga članka mora sadržavati propise o:
– postupcima i načinima zaštite informatičkog sustava i telekomunikacijske opreme koju društvo za upravljanje koristi,
– vođenju evidencije o korištenju i pristupu informatičkom sustavu,
– postupanju u izvanrednim situacijama i
– načinu izrade i pohrane sigurnosnih kopija svih zapisa.

Čuvanje poslovne dokumentacije

Članak 12.

(1) Svu poslovnu dokumentaciju i podatke koje je dužno izrađivati i prikupljati sukladno Zakonu i propisima donesenim na temelju Zakona, društvo za upravljanje dužno je čuvati najmanje 5 godina nakon isteka poslovne godine na koju se ti podaci odnose, odnosno najmanje 5 godina po isteku zaključenih ugovora.
(2) Iznimno od odredbe stavka 1. ovog članka poslovna dokumentacija mora se čuvati i duže u slučaju postojanja sudskog postup­ka u smislu članka 178. stavka 4. Zakona.
(3) Dokumentaciju i podatke iz stavaka 1. i 2. ovoga članka, društvo za upravljanje mora zaštititi od neovlaštenog pristupa i mogućih gubitaka u zapisu, te čuvati na način koji osigurava trajnost zapisa.
(4) Sigurnosne kopije svih podataka i dokumentacije društvo za upravljanje mora čuvati izvan poslovnih prostorija društva, na način i u rokovima predviđenima stavkom 1., 2. i 3. ovoga članka.

III. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 13.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Danom stupanja na snagu ovog Pravilnika, prestaje važiti Pravilnik o vođenju poslova društva za upravljanje (»Narodne novine«, br. 7/07).

Klasa: 011-02/07-04/19
Urbroj: 326-01/07-1
Zagreb, 1. ožujka 2007.

Predsjednik Uprave
Ante Samodol, v. r.